Damoklesschwert Kassennachschau

Nachdem die Anforderungen an die Kassenführung für Friseurbetriebe Anfang 2018 deutlich gestiegen sind, herrscht bei vielen Salon-Betreibern Unsicherheit. Im Rahmen einer Info-Veranstaltung der Kreishandwerkerschaft Grafschaft Bentheim hat Dennis Makselon von der Kreishandwerkerschaft Cloppenburg jetzt für  Vertreter der örtlichen Friseurbetriebe Licht ins Dunkel gebracht.

Am 1. Januar 2018 ist ein Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an Kassensystemen in Kraft getreten. Seither dürfen Betriebsprüfer vom Finanzamt unangekündigt und ohne sich erkennen zu geben in Friseurbetrieben Testkäufe machen. Sollte es Indizien für eine mögliche Manipulation geben, können die Prüfer unmittelbar eine sogenannte Kassennachschau vornehmen. Dabei wird ermittelt, ob es Unregelmäßigkeiten bei den Aufzeichnungen und Buchungen der jeweiligen Kasseneinnahmen und -ausgaben gibt. Wie sich Unternehmer in einem solchen Fall verhalten sollten, verriet der Experte der Kreishandwerkerschaft Cloppenburg. „Bleiben Sie ruhig, ziehen Sie Ihren Steuerberater hinzu und zeigen Sie sich kooperativ. Man kann die Kassennachschau zwar verweigern, aber das bringt im Endeffekt nichts, da der Prüfer dann die Möglichkeit hat, eine Betriebsprüfung einzuleiten, der man sich ohnehin nicht entziehen kann.“

Grundsätzlich haben die Betriebe bei einer Kassennachschau eine Mitwirkungspflicht. Sie müssen Kassenberichte, Kassenbestandsrechnungen und Kassenbücher offenlegen, Einzelaufzeichnungen und Buchungsbelege beibringen, aber auch Einblicke in die Verfahrensdokumentation der elektronischen Aufzeichnungssysteme gewähren. Auch einen Kassensturz kann der Prüfer verlangen.

Salonbetreiber, die sich rechtssicher aufstellen wollen, müssen aus Sicht des Experten vor allem folgende Punkte im Auge behalten: „Sie sollten ein Kassensystem haben, das den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – kurz GoBD – entspricht. Sie sollten relevante Aufzeichnungen und Informationen wie zum Beispiel Kassenberichte oder wichtige Unterlagen wie Terminkalender oder Preislisten so archivieren, dass sie im Falle einer Prüfung schnell einsehbar sind. Außerdem sollten Sie sich so aufstellen, dass Sie täglich einen Kassensturz machen können. Und nicht zu vergessen, sollten Sie auch Ihre Mitarbeiter auf den Fall der Fälle vorbereiten“, erklärte der Experte, der aber auch darauf hinwies, dass es Anfang 2020 zu einer weiteren Verschärfung der geltenden Rechtslage kommt.

2020 wird das Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 fest verankert. Ab dann müssen alle Friseurbetriebe mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Wenn sie elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, gilt darüber hinaus eine Belegausgabepflicht. Und es tritt eine Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme an die Finanzverwaltung in Kraft. „Das Problem ist, dass es zurzeit noch keine Aufzeichnungssysteme gibt, die diesem Standard entsprechen. Sollten Sie sich also eine neue Kasse anschaffen wollen, sollten Sie zumindest darauf achten, dass das System ein GoBD-Testat hat, und Sie sollten sich eine Prognose des Herstellers einholen, ob eine nachträgliche Implementierung der technischen Sicherheitseinrichtung möglich ist“, empfahl der Experte.

Bei den Salonbetreibern aus der Grafschaft stieß Makselon mit seinen Ausführungen auf großes Interesse. In der anschließenden Fragerunde gab es zahlreiche Wortmeldungen, sodass sich eine sehr lebhafte Diskussion entwickelte. „Für uns war der Input heute überaus wertvoll. Die Kassennachschau hängt seit einem Jahr wie ein Damoklesschwert über den Betrieben, und die Darstellungen von Herrn Makselon haben alle zentralen Fragen fundiert beantwortet“, zog der Geschäftsführer der Kreishandwerkerschaft, Sascha Wittrock, nach der Veranstaltung eine rundum positive Bilanz.